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养成良好习惯不断推动档案工作向前发展
 

 

笔者近日到部分机关调研时发现,一些机关做不好档案工作,大致有四种原因,一是认为档案工作不显山露水,无关紧要,无关大体;二是单位人手少任务重,无暇顾及,无力应付;三是档案业务不熟,无法可施,无从下手;四是档案责任体系没建立,大家无位可找,无责可追。笔者认为,机关档案工作要做好,防止出现以上情况,应该提高认识,落实保障措施,加强学习业务,牢牢把握住“收、管、用”三个主要环节,注重养成良好习惯工作上不拖不欠,一任接着一任干,一任抓给一任看,不断推动档案工作向前发展。

 一、养成档案资料及时收集积累、定期归档、定期移交进馆的良好习惯。一是抓源头,注重档案资料及时收集积累。机关单位办公室对单位印发了的文件、上报的材料和传阅后的上级文件材料随即收集积累,并督促各职能科室及时收集积累档案资料,次年3月再将上年度各种门类、不同载体的档案统一收集齐全,尤其要将单位会议记录、人事任免、重要工作的文件资料以及单位业务档案资料、电子文件、照片、录音录像等载体材料收集齐全,做到不丢失、不损毁,应收尽收应归尽归二是抓规范,完整整理归档。要熟悉《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》、《江西省归档文件整理规则》,每年6月之前,在档案部门的指导下开展档案整理工作整理完毕打印好目录后交档案部门验收,以保证档案齐全、完整、规范、安全。整理后的档案可放在本机关单位档案室保管五年,以方便查阅,对保管条件差的单位也可每年直接移交给综合档案馆管理。三是抓资源入库,集中移交进馆。立档单位要联系综合档案馆,将档案保管期限为永久和三十年、自形成之日起满5年到期档案接受检查验收后移交进综合档案馆。对重大活动、重大事件档案,自活动或事件结束之日起60日内向综合档案馆移交;撤销单位档案应及时向综合档案馆移交。国家档案局对个别部门另有规定的则按其规定执行。移交时一定要开展自查,凡不符合规范要求的,该换卷皮的要换卷皮,该组卷重整的要组卷重整,该抢救复制的要抢救复制,该打印、核对目录的要打印、核对目录,档案材料不齐全完整的,要千方百计查找补齐。要通过扎扎实实的自查整理工作,确保入馆档案的齐全规范与安全完整。

二、养成档案科学保管、安全保密的良好习惯。档案室既是一个单位保管和利用档案资料的基地,也是展示一个单位发展历史和精神面貌的窗口。要按照机关档案室基础设施建设指导意见的要求,将档案用房纳入整体规划,按照经济、实用、安全的原则,在规划设计时充分满足档案用房面积充裕、功能齐全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件,高度重视档案室基础设施建设。档案室最好应做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”,至少做到档案库房和阅览室、办公室“两分开”,阅览室与办公室相对分开库房内应有档案资料存放位置示意图和箱柜指引卡档案库房面积应满足本单位档案工作发展的需要档案库房地面应满足档案及其装具的承重要求远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所,避免西晒,一般不宜设在底层或顶层,不宜毗邻锅炉房、变配电室、车库等用房。二是配备符合要求、运行良好的档案专业防护和安全防范设备设施,使用符合标准的档案用品。档案开发利用是锦上添花的事,档案安全是底线是红线,不能出任何问题。要坚持预防为主工作思路,落实“十五防”防光、防潮、防高温、防火、防虫、防霉、防鼠、防尘、防污染、防有毒气体、防震、防盗、防磁、防泄密、防病毒措施,确保档案的安全保管档案完整。如档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭档案库房门应具备防火防盗功能,要安装防鼠板,库房窗户要安装纱窗防光和防紫外线窗帘库房一般有档案专柜、空调、去湿机、温湿度记录仪灭火器等必备的设施设备档案箱柜内应放置中草药防虫、防霉药品,并定期更换三是养成良好的日常安全管理的良好习惯。定期检查库房内外环境及档案安全设施设备运行情况,保持库房的整齐、清洁、美观做好库房温湿度记录和调控,坚持每天巡查制度,每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗彻底杜绝档案实体不安全隐患严格档案出入库登记制度档案数据异地异质备份机制,定期开展档案清点,严格落实档案信息安全工作岗位责任,严格保密审查,提高档案管理电子系统和室藏档案文件级目录数据库安全防护水平坚决避免各类安全保密事故的发生。

三、养成良好的档案查阅利用习惯。一是抓好档案查阅利用窗口标准化建设。在综合阅览室内醒目位置公布档案查阅流程、注意事项、服务电话等设置接待登记、目录检索、纸质档案阅览、打印复印等区域,放置供利用者摘抄用的纸笔、老花镜、放大镜等物品二是抓良好的档案查阅利用习惯养成。查阅档案资料由档案专人负责,按照作息时间办理,先要检查查档人员的合法证件,问清利用目的、范围,认真办理各项查档登记手续,指定查阅地点。进库房拿取档案时严禁外来人员同时进入库房。查档人员要爱护档案资料,不准吸烟,不准在档案资料上拆散、涂抹、圈画、折迭和撕毁,损坏要追责。能利用档案数字化管理系统查阅的不用档案原件查阅,档案原件一般不得。需要查阅会议记录等档案应该出具该单位的证明,履行审批手续。需要复印的档案均由档案室负责办理;用做凭证的,经有关人员核对无误后,注明出处,加盖专用章。利用完毕的档案资料要仔细清点、及时入库。三是勤于开展编研工作。挖掘档案资料的历史价值,编研出有特色、有价值并能反映本地历史重要史料编写档案利用案例,体味档案服务社会的价值。(余江区档案局 余样明)

 

 
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